Airtable es una herramienta de productividad versátil que combina el poder de una base de datos con la flexibilidad de una hoja de cálculo para potenciar la forma en que almacena e interactúa con sus datos.

Una de las características más básicas de una hoja de cálculo son las fórmulas, y quizás te preguntes cómo incorporarlas a tus bases en Airtable. Así es como puede comenzar con el campo Fórmula de Airtable.

Agregar el campo de fórmula a su tabla

Para comenzar a trabajar con fórmulas en Airtable, primero deberá agregar el Fórmula campo a su mesa.

En la vista de cuadrícula de su tabla, haga clic en el botón del signo más («+«) ubicado al final de la fila de encabezados de campo en la parte superior de la tabla. Si tiene muchos campos, es posible que tenga que desplazarse hacia la derecha hasta verlos. Seleccionar Fórmula de la lista de opciones de campo. Luego verás el Editar campo menú para ingresar su fórmula.

Dependiendo de lo que pongas en tu fórmula, Airtable detectará automáticamente ciertos tipos de valores, como números, porcentajes y fechas, y, si lo hace, puedes cambiar cómo se muestran en tu campo haciendo clic en el Formato pestaña.

Cuando haya terminado de ingresar su fórmula, haga clic en el Crear campo para agregar el campo a su tabla. Si tiene experiencia trabajando con funciones y fórmulas en Microsoft Excel, probablemente tendrá una idea de cómo funciona el campo Fórmula en Airtable.

Sin embargo, existen algunas diferencias: muchas de las funciones más especializadas, como las de finanzas o ingeniería, no están disponibles. Y lo que es más importante, el campo Fórmula aplica la misma fórmula a todos los registros de la tabla; no puede ajustar la fórmula ni utilizar una fórmula completamente diferente, solo para celdas específicas.

Cómo hacer referencias de celdas en el campo de fórmula de Airtable

De acuerdo con la comparación con Excel, es posible que se pregunte cómo hacer referencias en sus fórmulas a valores particulares ubicados en otras partes de su tabla. Airtable no tiene celdas como A1 o C5Entonces, ¿cómo se refiere a otros valores de campo?

En Airtable, puedes hacer referencias a otros campos simplemente escribiendo sus nombres. Entonces, por ejemplo, si tuvieras un campo llamado «Precio», simplemente escribirías:

 Price 

Si el nombre del campo al que desea hacer referencia tiene varias palabras, deberá encerrar el nombre del campo entre llaves (el { y } paréntesis) para referirse a ellos. Entonces, si tuvieras un campo llamado «Cantidad del pedido», escribirías:

 {Order quantity} 

También puede usar llaves alrededor de nombres de campos de una sola palabra, pero no son necesarias de la misma manera que lo son para campos con nombres más largos.

De esa manera, las referencias de celda en Airtable son similares al uso de rangos con nombre en Excel, aunque convenientemente, los nombres se configuran por usted, se permiten espacios y puede consultarlos de inmediato, sin tener que configurarlos primero.

Usar operadores en el campo de fórmula

Airtable admite una serie de símbolos que le permiten realizar rápidamente una serie de funciones lógicas, de texto y numéricas. En conjunto, estos se denominan «operadores».

Los operadores que quizás reconozcas fácilmente son los operadores de ecuaciones matemáticas comunes. Puede utilizar la tecla más ( + ) para la suma, el guión, el guión o la tecla menos ( – ) para restar, la tecla asterisco ( * ) para la multiplicación y la barra diagonal ( / ) para la división. También puedes utilizar paréntesis ( ( y ) ) alrededor de ecuaciones para dividir ecuaciones más complejas en partes más pequeñas, según sea necesario.

La tecla comercial ( & ) es útil para combinar texto rápidamente, similar a la función CONCAT en Excel, aunque Airtable tiene su propia versión de esa función, CONCATENATE(), con la misma funcionalidad.

Si tiene algún texto adicional que desee agregar a la salida del campo con cualquiera de las funciones, deberá ponerlo entre comillas ( » « ), including spaces or other special characters. If you want to add quotation marks themselves into the output display, you’ll need to add a backslash, then the quotation mark character, within the quotes; it should read as «»» within the formula.

Airtable also contains a set of logical operators. These will return «TRUE» if their conditions are met, and «FALSE» if they are not met. These are «greater than» ( > ), «less than» ( < ), «greater than or equal to» ( >= ), «less than or equal to» ( <= ), «equal to» ( = ), and «not equal to» ( != ).

Some Basic Functions You Can Use in Airtable

Si está buscando formas sencillas de comenzar con fórmulas, aquí hay algunas funciones básicas que puede usar en Airtable para comenzar.

Esto es apenas una muestra de las capacidades disponibles; La documentación de Airtable ofrece una lista completa de funciones.. Incluso han construido una base que contiene resultados de ejemplo que puedes copiar en tu espacio de trabajo y editar.

La función SI

La función SI es una de las funciones más básicas en las hojas de cálculo y su implementación en Airtable es esencialmente la misma que la función SI funciona en Excel.

 IF(expression, value1, value2) 

La función prueba la lógica introducida en el expresión campo, luego regresa valor1 si esa lógica es cierta, o valor2 si es falso. Al igual que en Excel, puede crear declaraciones IF anidadas e insertar otras funciones en su fórmula IF.

Las declaraciones IF particularmente complejas pueden ser más fáciles de visualizar aprovechando la funcionalidad de «edición multilínea» de Airtable, que le permite escribir sus fórmulas de manera más similar a escribir código, con sangrías que representan declaraciones anidadas y múltiples colores que representan diferentes partes de la sintaxis.

Una diferencia notable es que no existe un equivalente a la función ESBLANCO de Excel; en su lugar, debe preguntar si el valor es igual a BLANK().

La función SUMA

De manera similar, tan común como SI, la función SUMA funciona igual que cualquier otra hoja de cálculo, sumando todos los valores contenidos en la función (ya sean valores de campo o números definidos directamente dentro de la fórmula).

 SUM(number1, [number2, ...]) 

La función FECHA AGREGAR

Para una función que es un poco más inusual, pero que podría resultarle increíblemente útil, puede usar la función DATEADD para agregar un cierto período de tiempo a las fechas y horas.

 DATEADD([date or date and time], [ 

En el primer segmento de la sintaxis, especifica una fecha sola o una fecha y una hora, ya sea en línea o desde un campo «Fecha y hora». (No puedes agregar una hora a esta fórmula por sí sola, sin una fecha; mostrará un error y tendrás que volver a editar tu fórmula).

Luego, especifique un valor numérico y una unidad de tiempo de las siguientes: "milisegundos", "segundos", "minutos", "horas", "días", "semanas", "meses", "trimestres" (de un año) o "años".

Si es necesario, funciones como HOY() (que muestra la fecha actual) o AHORA() (que devuelve la fecha y hora actuales, actualizadas cada 15 minutos y cada vez que se recalcula la base) también funcionan con DATEADD en lugar de un campo o valor específico.

Una función DATEADD completa podría verse similar a esta:

 DATEADD("07/18/23 14:55:29", 760, "minutes") 

Acelere su flujo de trabajo en Airtable

El campo Fórmula agrega una forma poderosa de analizar e interactuar con sus datos en Airtable. Desde declaraciones simples hasta creaciones complejas con múltiples funciones, la versatilidad de las fórmulas trae a su base algunas de las funciones más útiles de una herramienta de hoja de cálculo.

Si ya está familiarizado con las hojas de cálculo, puede adaptar rápidamente sus habilidades para desbloquear nuevos conocimientos y, al mismo tiempo, aprovechar las ventajas del modelo de base de datos de Airtable. Esta es sólo una de las muchas características únicas que hacen de Airtable una herramienta tan popular y convincente para aumentar su productividad.